営業パーソンには「営業日報の作成」という重要な仕事もあります。そこで今回は、営業日報の書き方や注意点などについて詳しくご紹介します。
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1つ目のポイントは、営業日報の記入は大切ですが、収益に直結する業務ではないので、時間のかけすぎには注意したいところです。短時間で効率的に書くためにも、箇条書きや記号などを取り入れて要点を簡潔にまとめましょう。
2つ目のポイントは、営業日報には抽象的な表現を使わず、個数や客数、契約数などを具体的に数字で記入しましょう。明確な数字が出せない場合はパーセンテージや割合でも構いません。先方の担当者や滞在時間、帰社後の対応なども書き残しておくとベストです。
営業日報に具体的な内容が書いてあれば、急ぎの対処が必要になっても他の営業パーソンが迅速に対応できます。同時に「情報が共有されている企業である」と先方に示すこともできます。
3つ目のポイントは、現在の行動が中長期的な目標にどうつながっていくのかを意識して記述しましょう。営業の仕事は、月間や年間といった中長期的な視点で考えなければいけません。
日々の目標も大切ですが、日々の日報記入時に中長期的な視点を取り入れると、自分自身の視野も広がり、スキルアップにも役立ちます。上司にも「中長期的な視点で業務に取り組んでいる」と評価してもらえるはずです。
4つ目のポイントは、営業パーソンとしての評価を下げられないためにも、日報の記入を終えたら必ず上司視点で読み返すようにしましょう。上司は日々数多くの営業日報に目を通しているため、ミスがあると悪い意味で目立ってしまう可能性があります。
誤字脱字のチェックはもちろん、文章全体の構成や、内容が伝わりやすいものになっているかどうかなども併せて確認しておきたいところです。
5つ目のポイントは、営業日報の作成時間を削減してミスを減らす最善の方法は、「ＳＦＡ（営業支援システム）などの営業ツールを導入して仕組みを変えること」です。近年ではパソコンからだけではなく、スマートフォンやタブレットからでも簡単に営業日報が作成できるSFAも増えてきています。
営業パーソン個人の意見だけで導入されるケースは稀ですが、他の営業パーソンや上司と現状を共有して導入が実現するように働きかけてみる価値はあるでしょう。
最後に、営業日報を効率的に営業日報を入力・日々の営業活動に活用できるSFAを紹介したいと思います。
SlimTime株式会社の営業ツール SFA「Sugar Spot」は得意先へ入る直前に、スマートフォンを使って過去の営業日報や面談する人物の特徴などの重要情報を確認できる、営業日報を日々の営業活動に活用できるSFAです。
毎日つける営業日報を、上司への報告だけのために用いるのではなく、売上を上げる方法としても活用できる営業ツールです。
顧客検索は施設名だけでなく、人物名をひらがなでリアルタイム検索可能で、入力もスムーズです。名刺登録は専用アプリからでスマートフォンで撮影するだけで代行登録を依頼できます。
価格も月額ひとり1,500円（税抜）と、中小企業でも導入しやすい低コストな価格設定です。
営業力強化のための方法として、SFA導入を選択肢のひとつとして入れてみるのもいいでしょう。
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